電子帳簿保存法に対応する5つのメリットと3つのデメリットをわかりやすく解説！

2024年1月以降、改正電子帳簿保存法への対応が全事業者にとって必須となります。対応の準備は進んでいますでしょうか。

対応期限まであと3か月と迫ってきましたが、まだまだ対応が済んでいない事業者様が多く、

「法対応という言葉がなんとなく面倒で後回しにしている……」
「インボイス対応が終わったのでこれから考え始めます……」
「なんのメリットがあるのか分からない……」

といった声も聞かれます。そこで、このコラムでは、改正電子帳簿保存法への対応に前向きに取り組むために、法対応によるメリット・デメリットについて解説します。このコラムで紹介するデメリットについても、適切な対策を講じることで安心して法対応に取り組むことができます。

改正法に対する不安や疑問を解消し、改正法へのスムーズな対応を図るためのお力になれれば幸いです。

1.電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、もともと紙で保管することが義務付けられていた国税関係の書類や取引関係の書類を、データとして保存(電子化)する際の決まりを定めた法律です。

2022年1月の法改正により、2024年1月からは電子取引データについて電子データのままで保存することが義務付けられています。メリット・デメリットの解説に入る前に、「電子帳簿保存法の要点をざっくりと知りたい！」という方は、こちらの記事も読んでみてください。

【5分で分かる電子帳簿保存法！】3つのポイントを図解でわかりやすく解説

2.電子帳簿保存法に対応することによるメリット

2-1.保管業務が効率化する

紙の帳簿を保管する場合、種類や年度ごとに仕分けし、保管用のファイルに収めるなど、手作業での整理・保管が必要であり、煩雑かつ時間を要する作業となります。

一方、電子帳簿においては、データの保存、整理、バックアップの作業がほとんど自動化できるため、保管業務の効率化が可能です。

2-2.検索性が向上する

紙の帳簿を保管している場合、必要な情報を探すためには、物理的に帳簿を探し出す必要があります。

それに対して、電子帳簿を保存する場合は、コンピューター上でデータを検索できるため、必要な情報をすばやく見つけることができます。

たとえば、特定の期間の帳簿データを探す場合でも、キーワード検索や日付範囲検索を行えば、短時間でデータを見つけることができます。このように、検索性が向上し、業務の効率化につながります。

2-3.紛失や滅失リスクを軽減できる

紙の帳簿を保存している場合には、自然災害や事故などのリスクに対して、紙の帳簿自体が損傷を受ける可能性があります。また、紙の帳簿は紛失や盗難、紙質の劣化などのリスクもあります。

これに対して、電子帳簿を保存する場合には、バックアップを取っておけば、災害や盗難によってデータが失われることを防ぐことができます。また、データの暗号化やアクセス制限などを行うことで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減することができます。このように、紙保存ならではの紛失や滅失リスクを軽減することができます。

2-4.保存場所が省スペース化できる

紙の帳簿を保存する場合、保存場所を確保するために物理的なスペースが必要です。そのため、紙の帳簿を保存する場合には、大きな書庫や棚を確保しなければなりません。

一方で、電子帳簿を保存する場合には、コンピューターやクラウド上にデータを保存するため、物理的なスペースを必要としません。このように、保存場所を省スペース化することができます。

2-5.印刷コスト、保管コスト、運搬コストが削減できる

紙の帳簿を保存する場合、印刷や保管、運搬に必要なコストが発生します。プリンターや用紙、インクといった印刷に必要なものや倉庫、書庫のレンタル費用などの保管場所に必要な費用、そして梱包材料や運搬手段などの運搬にかかる費用が挙げられます。

これに対して、電子帳簿を保存する場合には、それらのコストを大幅に削減することができます。たとえば、電子帳簿をクラウド上に保存する場合には、保管場所を確保する必要がなく、運搬する必要もありません。このように、コストの削減効果が期待できます。

3.電子帳簿保存法に対応することによるデメリット

3-1.初期費用・運用費用がかかる

電子帳簿保存法対応には、初期費用や運用費用がかかることがあります。たとえば、システムの導入に必要なコンピューターやソフトウェア、導入に伴う社内教育などが初期費用に該当します。また、サービス提供業者との契約や、システムの保守・運用費用がかかります。これらの費用は企業規模や法対応の対象書類の数などによって異なりますが、初期費用や運用費用が高くなる場合もあります。しかし、法対応によって、経理処理の効率と正確性を向上させることができるため、長期的なコスト削減効果を期待できます。

3-2.社内整備が必要となる

電子帳簿保存法対応には、社内整備が必要となります。たとえば、電子帳簿保存法に準拠した帳簿・取引関係書類の運用をするための業務プロセスやルールの策定、法対応システムの選定、電子帳簿の保存先やアクセス権限の設定、社員の教育・訓練などが含まれます。これらの整備作業は、正しいステップを踏み、法律施行前までにしっかりと準備することで、スムーズな法対応を実現することができます。

3-3.ハードウェア障害のリスクがある

電子帳簿を保存する場合、ハードウェア障害によってデータが消失するリスクがあることが挙げられます。コンピューターウイルスやハードウェアの故障などが原因でデータが失われることがあります。データの消失リスクを軽減するためには、定期的なバックアップやセキュリティ対策に加えて、復旧計画やバックアップデータの保管先の確保なども必要です。データの保存先をクラウドストレージにすることも一つの方法でしょう。これらの対策を講じることで、安全な電子帳簿の保存を実現できます。

データの安全な保管については、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

電子帳簿保存法対応でデータ消失のリスクを回避する2つの方法とは？

4.まとめ

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するデメリット

以上のように、電子帳簿保存法対応にはメリット・デメリットがあります。

デメリットはあれど、法対応は必須となるため、法対応にあたって、それぞれの特徴を理解し、できるだけメリットが大きく、そしてデメリットが少なくなるような対策を講じることが重要です。

そのためには、貴社に合った法対応をする必要があります。法対応に必要以上に費用をかけすぎず、なおかつ業務担当者に負担が無いような法対応に向けて、準備を進めていきましょう。

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