【Q&A】「電子取引データ保存」お問い合わせが多い9つの疑問を徹底解説！

2022年1月に改正された電子帳簿保存法は、2年間の移行期間を経て2024年1月から完全義務化となります。
さて、今回の改正で最も注目すべきなのが、「電子取引データ保存の義務化」です。
2024年1月以降は、電子取引データについては、電子データのまま保存することが義務付けられます。

本稿では、そんな電子取引にフォーカスし、弊社のお客様からよくお問い合わせいただく内容をまとめました。
「電子取引についてあまりよく知らないから不安…」「どうすれば法対応できているのか分からない…」そんな不安やお悩みが本稿で少しでも解決すれば幸いです。

※令和5年度税制改正大綱が公表され、一部の事業者に対して、電子取引データの電子保存の猶予期間が延長、実質的に恒久化されることが決定しました。こちらの記事にて詳細を解説しておりますので、ご覧ください。

【速報】令和5年度税制改正大綱における電子帳簿保存法の電子取引データの電子データ保存に係る３つの負担軽減策について解説！

Q1.そもそも電子帳簿保存法って何？　

電子帳簿保存法は1998年に施行されました。
紙での保管が義務だった書類に対し、データでの保管を認めるという内容となっていて、国としては、いわゆるペーパーレス化を実現しやすい環境にすることで、企業の業務効率化を促進することを目的としています。
電子帳簿保存法についてもう少し詳しく知りたいという方は、こちらも参考にしてみてください。

電子帳簿保存法の3つの区分と改正の要点をわかりやすく解説！

Q2.どのような取引が電子取引の対象になるの？

EDI取引、クラウド取引、メール取引、eFax取引を代表とする、電子データを用いて行う取引に関する書類は、ほとんどの場合が電子取引データに該当します。

取引に関する書類：見積書、契約書、発注書、注文書、請求書、領収書、納品書など

もし、貴社の取引の中に「これは電子取引になるのだろうか？」という曖昧なものがあれば、早めに解決しておくようにしましょう。

Q3.電子取引で受け取った書類はどう保存すればいいの？

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子取引によりやり取りされた国税関係・決算関係の書類に関して、紙に印刷してファイリングする保管方法が認められなくなりました。
2024年12月31日までは移行期間のため問題にはなりませんが、2024年1月以降は電子取引データに関して正しい運用をしなければ法律違反をしている状態になってしまします。

Q4.パソコンに保存すれば良いの？

「紙に印刷しなければいい」＝「パソコンの中に保存しておけばよい」
となりそうですが、実はそれはありがちな誤解です。パソコンに保存することに間違いはないのですが、ただパソコンに保存するだけではいけません。電子取引データを保存する際にはいくつかルールがあり、そのルールを定めているのが電子帳簿保存法です。

主なルールとして、以下の2つがあります。

①改ざん防止の策をとる
データを改ざんしていないことを証明できるような形で保存しなければならない。
②検索機能を備え付ける
「取引日付・取引金額・取引先名」で、書類を検索できるような形で保存しなければならない。

この2つの他にもルールはあります。それらのルールを守った上で、データをパソコンに保存する必要があるため、ただパソコンに保存してあるだけではいけません。

Q5.電子取引データ保存にどう対応すれば良いの？

電子帳簿保存法対応ソフトを導入すれば、独自では対応が難しい「改ざん防止」「検索要件」などの細かいルールに簡単に対応できるため、ソフトの導入がおすすめです。

しかし、その前にまず電子帳簿保存法について知るところから始めましょう。そこから、貴社にて電子取引の対象となる取引の洗い出しをしましょう。貴社にて電子取引のおよその件数が分かれば、そこから貴社の業務フローに合った電子帳簿保存法対応ソフトの選定に入ります。

Q6.電子取引でこちらから送ったデータも保存しないといけないの？

電子取引では、取引先から受け取ったデータはもちろんのこと、自らが取引先に送ったデータについても要件を満たした状態で保存する必要があります。

Q7.いつから電子取引データ保存への対応が必要になるの？

改正電子帳簿保存法は、企業の決算月などに関係なく2024年1月1日より完全義務化となります。

Q8.電子取引データは何年間保管すればいいの？

取引相手から受け取った電子取引データ、自らが取引相手に送った電子取引データ、この両方に対して基本的に7年間の保管義務があります。
紙と違い保管スペースをとらないため、保管に関する様々な負担は減ると予想されますが、システム運用開始から7年目まではデータの保存容量は増え続けると考えられるため、システム導入の際には保存できるデータ容量や料金プランを確認しておきましょう。

Q9.どのようなソフトウェアを利用すれば良いの？

電子帳簿対応ソフトはたくさんあります。選ぶ際は、自社の目的に合ったソフトを選ぶようにしましょう。

たとえば、以下の2社ですと、導入するべきソフトは大きく異なります。

企業A「月間の電子取引件数が10,000件越え、OCR機能も欲しいし、会計ソフトとも連携したい！」
企業B「月間の電子取引件数は多い月で100件程度、法改正があるから仕方なく対応するけど正直あまりお金はかけたくない…」

取引書類をメールでやり取りすることが多いAのような企業様で、さらに保存した領収書などを会計ソフトと連携させたい場合、OCRなどの様々な機能が備わった電子帳簿保存システムもしくは電子帳簿保存法対応の会計ソフトをご検討することをおすすめします。

取引書類は主に紙でやり取りしているため、電子取引件数が少ないBのような企業様で、そこまで多くの機能は求めないから、できるだけコストをかけずに電子帳簿保存法に対応したいという場合、電子帳簿保存法対応に特化した専用ソフトのご検討をおすすめします。

「電子帳簿ダービー」はBのような企業様のご期待にお応えする、主に中小企業・小規模事業主様向けの電子帳簿保存法対応に特化したソフトになります。

改正電子帳簿保存法への対応はお早めに！

改正電子帳簿保存法は2024年1月より全事業主に対して義務化となります。なにも対応しなければ法律に違反してしまう状態にある企業様がほとんどであるため、必ず対応するようにしましょう。

電子帳簿保存システムを導入する場合、導入システム選定や社内業務フローの整備などで、導入までに1～2か月は見ておくのが良いでしょう。改正電子帳簿保存法完全義務化の直前の時期は、システム導入を検討する企業様が増加し、導入がスムーズにいかない可能性も考えられますので、改正電子帳簿保存法対応はできるだけお早めに進められますことをおすすめします。

「改正電帳法対応をどう進めていけばいいかわからない……」
「法対応のコツを知り、上手に法対応したい……」
そんなお悩みをお持ちの方に！
改正電帳法の「要点」「やるべきこと」「対応の手順とコツ」が5分でわかる！
『改正電帳法対応6ステップ実践ガイド』を無料でプレゼントしています。