【2023年8月最新版】電子帳簿保存法の3つの区分と改正の要点をわかりやすく解説！

2024年1月に向けて対応が求められる電子帳簿保存法。法対応のリミットまであと約半年と迫ってきましたが、対応準備は進んでいますでしょうか？

1998年に施行された電子帳簿保存法は、これまで何度か改正を繰り返していましたが、2022年1月には、「電子取引データの電子保存が義務化となる」という、全事業主に影響を与える大幅な改正がありました。また、先月公表された令和5年度税制改正大綱にて、2023年12月までとされていた法対応への猶予期間についても変更がありました。

本稿では、2022年1月の電子帳簿保存法改正について、令和5年度税制改正大綱の内容も踏まえながら、重要なポイントを整理し、分かりやすく解説していきます。
「電子帳簿保存法について、最新の情報を整理したい！」「そもそも電子帳簿保存法って何？」という方のお役に立てれば幸いです。

1.そもそも電子帳簿保存法とは？

1-1.電子帳簿保存法の目的

電子帳簿保存法は、もともと紙で保管することが義務付けられていた国税関係の書類や取引関係の書類を、データとして保存(電子化)する際の決まりを定めた法律です。

国としては、企業の業務効率化を促進したいという狙いがあります。業務担当者の負担を軽減することで働き方の改善にもつながりますし、紙を削減することで資源・環境問題に配慮するなど、様々な狙いが秘められています。

1-2.電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法には3つの『区分』というものがあります。区分とはケース(case)とかパターン(pattern)のことで、電子帳簿保存法では、書類を電子化する際に3つのケースを想定しています。いずれのケースも登場人物は「貴社」とその「取引先」です。
では、一つずつ見ていきましょう。

A.電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・決算関係書類をデータのまま保存」するケースです。
例)会計ソフト等を利用して作成した決算関係書類をそのまま電子データで保存する

B.スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類をスキャンして画像データで保存」するケースです。
例)取引相手から受け取った領収書を、スキャンして保存する

C.電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をそのままデータで保存」するケースです。
例)取引相手から電子データで受け取った領収書を電子データのまま保存する

以上、電子帳簿保存法における3つの区分でした。
このそれぞれの区分について、ああしろこうしろとルールを決めているのが『電子帳簿保存法』ということです。

2.2022年1月の改正での変更点

過去に何度か改正があった電子帳簿保存法ですが、2022年1月のものはかなり大幅な改正となりました。

特に大きな変更になったのが『スキャナ保存』と『電子取引データ保存』の2区分です。
それぞれの改正の内容について、要点を見ていきましょう。

2-1.『スキャナ保存』の大幅な要件緩和

取引先から紙で受け取った取引関係書類をスキャンしてデータとして保存する「スキャナ保存」ですが、実は2022年1月の改正前までは要件が厳しく導入するハードルが非常に高いものになっていました。

しかし、法改正によりそのハードルがぐっと下がりました。
以下に大きな変更点をまとめました。

変更点	改正前	改正後
税務署長の 事前承認手続き	3カ月前までに税務署長に申請し、 承認を受ける必要がある。	廃止
タイムスタンプの付与	領収書には受領者が自署したうえで、 経理担当者がスキャンする場合は最長2か月、 営業担当者がスキャンする場合は3営業日以内に付与する必要がある。	自署の廃止 最長2カ月or廃止
適正事務処理要件	紙の原本とスキャナ画像とが同一であることを 社内や税理士等がチェックをする必要がある。	廃止
諧調・解像度情報の保存要件	スキャナ保存した書類についての諧調・解像度等の 情報を保存しなければならない。	廃止
記録事項の入力者情報の確認要件	スキャナ等で読み取り、電子データとして保存した 者を特定できる機能を備えている必要がある。	廃止

※は、令和5年度税制改正大綱で追加された項目

これに加えて、スキャン後の紙の書類の即時廃棄が可能になったり、優良な保存システムを導入した場合には過少申告加算税の５％軽減措置がとられるようになったりします。
法改正前に、スキャナ保存について言われていた、
「事前に税務署長に申請とか面倒…」
「タイムスタンプ3営業日以内はきつい…」
「社内でのチェック体制整えるのめちゃくちゃ大変…」
という不安・不満の声をすべて解決するかのような改正になっています。国としても、書類のペーパーレス化を推進したいという想いが見て取れますね。

令和5年度税制改正大綱によって更なる要件緩和が追加されましたが、こちらは電子帳簿保存法対応システムを作るベンダー側にとって恩恵が大きいものとなっています。そのため、システムを利用する側にとってみるとあまり気にしなくてもいいものになっています。

2-2.『電子取引データ保存』の義務化と猶予期間の恒久化

『スキャナ保存』がかなりやりやすくなった一方で、『電子取引データ保存』は義務化されることになりました。

スキャナ保存に関しては、あくまで「スキャナ保存を導入する企業はこういうルールを守ってね」というだけにすぎませんが、電子取引データ保存に関しては義務です。
「うちの企業は今まで通り書類は全部紙で保存するから関係ない」とはいきません。

そして、この義務化の対象ですが、なんと全事業者です。

大企業だけの話ではなく、中小企業や小規模事業主・個人事業主までもが法令適用範囲内です。
改正前の電子帳簿保存法は、取引書類を電子化しない企業にとっては全く関係のない法律でしたが、今回の改正により全事業者に影響を与える法律になりました。

電子取引データ保存に関してもスキャナ保存と同じように保存要件があり、2022年1月の改正では同様に大幅に要件緩和されています。しかし、緩和されたとはいえその保存要件を満たした保存の仕方をしないと法律違反で罰則の対象になってしまいます。

電子取引データの保存要件などについて、詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

電子保存義務化とは？電子取引データの電子保存を理解する3つのポイント

この電子取引データ保存ですが、令和4年度税制改正大綱にて、2022年1月の改正電子帳簿保存法施行より2年間の猶予期間が設定され、2024年1月から全事業主に対し完全義務化されることが決定されました。

しかし、その1年後に公表された令和5年度の税制改正大綱にて、2024年1月以降も保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由がある保存義務者に対しては猶予期間を引き続き認めることを示しました。これにより、電子取引データ保存に対する猶予期間は実質的に恒久化したことになります。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由がある保存義務者に対する猶予措置として、申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録のダウンロードの求め及び当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする。

（注）上記の改正は、令和６年１月１日以後に保存が行われる国税関係書類について適用する。

令和5年度税制改正の大綱(令和4年12月23日　閣議決定　財務省)

この、「相当な理由」につきましては、現時点で具体的な基準は明示されていません。また、2024年1月以降も電子取引データ保存への対応が猶予される事業者に対し、何かしらの通知がある等の対応も言及されていません。

こればかりは政府の対応を待つしかない状況になります。昨年6月に国税庁が『電子帳簿保存法一問一答』を公表し、令和4年度税制改正大綱での変更点を含めた電子帳簿保存法のQ&Aをまとめて回答していたため、令和5年度税制改正大綱に関する不明点についても、政府から公式に何か具体的な回答があるとすれば2023年6月あたりが目安となると予想されます。

2023年6月の時点で、2024年1月まで残すところちょうど半年になります。同時期にはインボイス制度への対応期限も迫っていますので、6月ごろと予想される政府の回答を待ってから動き始めるのではなく、現時点から対応の準備を始められることをおすすめします。

(2023年8月10日追記)
今年6月に公表された電子帳簿保存法についての一問一答において、”相当の理由”について少し具体的な内容が示されました。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

【ついに判明！？】改正電帳法『新猶予措置』”相当の理由”に該当する2つのケースを解説！

また、こちらの記事で、電子取引データ保存の保存要件についてや、改正電子帳簿保存法に対応する方法等についてまとめていますので、あわせてご覧ください。

中小企業が電子帳簿保存法に対応し、電子帳簿保存システムを導入するには？

2-3.違反時の罰則の強化

2022年1月の改正では電子帳簿保存法に違反した際の罰則も強化されました。
大きなものとしては以下の二つが挙げられます。

罰則については、意図的なデータ改ざんなどの悪質な違反があった場合に適用されるイメージがありますが、2022年1月の法改正により、電子取引データ保存に対応していない企業は2024年1月以降すべて違法状態になってしまうことになりました。先述の通り、相当な理由が認められる事業者はこの限りではありません。

万が一にも罰則を受けてしまわないように、少なくとも電子取引データ保存の要件を満たすような電子帳簿保存システムを準備・導入しておくようにしましょう。
1年ほど前から余裕をもって対応すれば十分大丈夫です！

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。

改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行されており、現在は2024年１月からの完全義務化までの移行期間中です。また、令和5年度税制改正大綱で公表されたように、2024年1月以降も猶予が継続して認められる事業者もあります。

現状では、具体的にどの事業者が引き続き猶予の対象となるのかが不明なため、猶予の対象になることを期待して対応を後回しにするのではなく、電帳法について余裕をもって調べはじめておくことをおすすめします。

2022年1月の法改正の要点は、本稿で取り上げた以下の3つでした。

特に、電子取引データ保存が義務化となる関係上、今回の法改正は全事業者に関わるものとなっています。何度も繰り返しにはなりますが、電子取引データ保存の猶予期間が実質的に恒久化したとはいえ、猶予となる対象事業者の基準が明らかになっていない点に注意し、2024年1月までには対応を完了できるように準備を進めていくのが良いでしょう。

法改正に対応した、電子取引データ保存のシステムを導入する場合は、1日2日では導入できない場合も考えられますので、できる限りお早目の対応をおすすめします。

電子取引データを電子保存するにあたって「どんな書類が電子保存の対象になるのか？」「社内のワークフローを見直す必要はあるのか？」など、法対応を完璧に行うまでには踏まなければいけないステップが多いです。

上手に法対応するためにも、改正電子帳簿保存法の最新情報をキャッチし、法対応へのノウハウを早めに身につけておきましょう。本サイトでも、最新の情報や法対応のノウハウをお届けいたしますので、他の記事やこれからアップされる記事もチェックしてみてくださいね。

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