【図解あり】結局何をすればいいの？改正電帳法対応への3つのステップを解説

2024年1月の義務化まで残り1か月を切った電子帳簿保存法(以下、電帳法)。
対応期限が迫ってきた中、対応準備を本格的に始めた方も多いのではないでしょうか。

電帳法について情報を集めていると、「要件」「区分」「猶予措置」など、どんどん知識が深まる一方で、「改正電帳法に対応するには、結局何をすればいいんだろう？」と思ったことはないでしょうか。

本稿では、電帳法について「結局何をすればいいのか」というテーマに絞って、図などを用いながらシンプルに解説していきます。

電子帳簿保存法全体の概要についてはこちらの記事で解説していますので、「電帳法についてこれから勉強します！」という方はまずはこちらをご覧ください。

【5分で分かる電子帳簿保存法！】3つのポイントを図解でわかりやすく解説

1.対応しないといけないのは「電子取引データ保存」

電子帳簿保存法は、電子保存が認められている書類の種類に応じて保存ルールが3つの区分に分けられています。

その3つとは「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」で、2022年1月より施行されている改正電帳法では、「電子取引データ保存」に該当する取引情報について、要件を満たして保存することが義務付けられました。

電子取引データの電子保存が義務化されたことにより、例えば取引先からメールに添付されてきた領収書のデータをプリントアウトしてファイリングして保管という運用が認められなくなりました。

日本中の大半の事業者様が電子取引を行っているため、ほとんどすべての事業者様において、改正電帳法への対応が求められています。では、ここからは法対応に向けて実際に何をすべきなのかを解説していきます。

2.改正電帳法対応へ、やらなきゃいけない3つのステップ

STEP1.電子取引にあたる取引手法と対象書類を確認

まずは、貴社内で電子取引にあたる書類がどれだけあるのかを把握する必要があります。月間でどれだけの電子取引を行っているかを把握することで、「導入システムの検討」をスムーズに行うことができます。

電子取引にあたる取引の手法と、取引関係書類は以下の通りです。

ここで挙げたもの以外にも「こういう場合は電子取引になるのだろうか？」という疑問が出てくる可能性は大いにあります。対応期限ぎりぎりになってから対応を始めると、法対応が必要な書類の確認が不十分となり、最悪の場合、保存漏れやとりこぼしが発生してしまいます。

そうならないためにも、まずは貴社内で電子取引データ保存の対象となる書類の洗い出しを、できる限り余裕をもって行うようにしましょう。

STEP2.電子取引データ保存の要件を確認

電子取引データを電子データのまま保存することが義務化となったことで、取引相手から受け取った電子データについて、紙にプリントアウトして保管するのが禁止となりました。

という説明だけでは、以下のような誤解が生まれてしまうことがあります。

しかし、実際はただパソコンに保存しておけばいいというわけではありません。

主な保存要件としては、以下の2つがあります。

このように、電子取引データはただパソコンに保存すれば良いわけではありません。そのため、なにも対応しなければ知らない間に法律違反をしてしまいます。

電子取引データ保存の要件については、こちらの記事で詳しく解説しています。法要件を満たせていない場合の罰則についても解説していますので、参考にしてみてください。

電子保存義務化とは？電子取引データの電子保存を理解する3つのポイント

STEP3.導入するシステムの検討

電子取引データ保存の要件をきちんと満たすには、電帳法に対応したソフトを導入される事業者様が多いです。電帳法に対応したソフトを導入すれば、改ざん防止要件や検索要件を一気にクリアすることができ、確実に法対応することができます。

電帳法に対応したシステムはいくつかあります。

電帳法対応のゴールは、貴社に合った対応方法を見つけるところにあります。システム導入による対応を検討する場合は、貴社に合ったシステムを導入できるようにお早めに調査を始められることをおすすめします。

3.まとめ

最後に、改正電帳法対応のためにやらなきゃいけない3つのステップをもう一度整理します。

インボイス制度への対応が完了し、改正電帳法対応に本格的に着手し始めた事業者様も多いと思います。残り約1か月と時間は限られていますが、可能な限りの余裕をもって貴社にベストマッチする電帳法対応システムを選べるよう、いますぐ調査をスタートするようにしましょう。

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