【こんな時どうする？電帳法】Q&A集 vol.1

改正電子帳簿保存法によって、2024年1月から、電子取引データの電子保存が義務化となります。対応の準備は進んでいますか？

いざ対応準備を進めていくと、「こんな時はどうすればいいの…？」「どこまで対応すればいいの…？」など、細かい疑問がたくさん出てくるのではないでしょうか？

本稿では、そんな電帳法対応に関する細かな疑問を3つ取り上げ、解説していきます。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、1998年に制定された法律で、国税関係の書類や取引関係の書類をデータとして保存（電子化）する際の決まりを定めています。これにより、企業は紙の帳簿や書類を電子化して保管・管理することができ、業務の効率化やコスト削減が期待されます。

2021年の法改正で、2022年1月から電子取引データの電子保存が義務化されました。ただし、すぐに対応できない企業を考慮し、2023年12月まで猶予期間が設けられており、実質的なスタートは2024年1月からです。

2022年12月には、2024年1月以降も対応ができない相当な理由があると認められた事業者に限り猶予期間が継続されることが決定されましたが、具体的な基準は示されていないため、2024年1月から法要件を満たした運用ができるよう準備を進めておきましょう。

Q1.FAXで送受信する書類は電子取引になるのか？

電子帳簿保存法におけるFAXの扱いについては、電子帳簿保存法取扱通達の制定についてで、触れられています。

ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存する場合については、法第２条第５号に規定する電子取引に該当することから、規則第４条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。

電子帳簿保存法取扱通達の制定について(国税庁)

まとめると、通常のFAXは書面による取引として扱われますが、複合機やeFAXを利用し、電子ファイルとして受け取る場合は電子取引に該当します。

電子帳簿保存法におけるFAXの取り扱いについては、こちらの記事でも解説していますので、参考にしてみてください。

【詳細解説】FAXで受領する書類は電子帳簿保存法の電子取引なの？

Q2.紙(書面)と電子(データ)の両方を受領した場合、どちらも保存しなければならないのか？

紙(書面)と電子(データ)の両方で同じ内容の取引関係書類を受領することは、社内の運用ルールで決まっている場合もありますし、例えば、取り急ぎ取引内容の確認としてメールが届き、後日正式なものが書面で郵送されてくるといったケースも想定されます。

このケースについては、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【取引関係書類】で解説がなされています。

取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本（書面）を保存する必要があります。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4 ホ(国税庁)

電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。ただし、書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなどその内容が同一でない場合には、書面及び電子データの両方を保存する必要があります。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問13(国税庁)

まとめると、紙(書面)とデータの両方を受け取った場合、社内ルールで紙(書面)の方を原本とすることを定めている場合は紙(書面)のみを保存すればOKです。

ただし、紙(書面)には記載されておらず、書面の取引情報の内容を補足するような情報が電子データに含まれている場合には、紙(書面)とデータの両方の保存が必要になります。

Q3.メール本文に取引情報が記載されている場合はどうすれば良いのか？

メールに請求書や領収書の電子ファイル(PDFなど)が添付されているケースは多いですが、メール本文に取引の情報が直接記載されている場合もあるかと思います。その場合も電子取引とみなされますので、適切に保存する必要があります。

お使いのメールシステムに検索機能や改ざん防止機能が備わっている場合は、特別な対応は不要です。

しかしそうではない場合は、取引情報が記載されたメールの原本を保存することができないため、困ってしまいます。そういう場合を想定し、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【取引関係書類】では対処法が解説されています。

当該メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容をＰＤＦ等にエクスポート・変換するなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えありません。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問45(国税庁)

つまり、PDFファイルにエクスポートしたものや、スクリーンショットした画像ファイルを保存しても良いということになります。そのように作成したファイルを、電子取引データを管理しているシステムに保存しましょう。

まとめ

改正電帳法対応について、3つの疑問を解説しました。

本稿では解説しきれなかった疑問や質問も、
【こんな時どうする？電帳法】改正電帳法Q&A集 vol.2として、お伝えする予定です。

改正電帳法対応について、少しでも「これはどうなんだろうか…？」「聞くほどでもないかもしれないけど気になるな…」ということがあれば、以下からお気軽にお尋ねください。

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