電子帳簿保存法とは？改正の歴史と現在求められている対応をわかりやすく解説！

2023年12月31日までに対応が求められている電子帳簿保存法。法対応へのタイムリミットが目前に迫って参りましたが、対応の準備はお済みでしょうか。

本稿では電子帳簿保存法の改正の歴史を振り返り、電子帳簿保存法への理解を深めるとともに、結局のところ現在何を対応しなければいけないのかについて解説していきます。

「そもそも電子帳簿保存法って何？」という方にはこちらの記事をご覧ください。

【2023年8月最新版】電子帳簿保存法の3つの区分と改正の要点をわかりやすく解説！

1.電子帳簿保存改正の歴史

電子帳簿保存法は1998年に制定されて以来、デジタル技術の進展とともに、何度も改正が重ねられてきました。

電子帳簿保存法について、主な改正の歴史を振り返ってみましょう。

電子帳簿保存法改正の軸になってきたのは、「真実性の確保」つまり、「保存した電子ファイルが改ざんされていないことを証明する技術」です。

デジタル技術の進歩とともに、電子帳簿保存法の要件は徐々に緩和されてきました。電子帳簿保存法制定当初は電子ファイルとして保存できる書類の範囲も狭く、保存するのに非常に手間がかかる要件となっていたため、積極的に紙書類を電子化(ペーパーレス化)する事業者はほとんどいませんでした。

しかし、2023年現在では、電子化可能な書類の範囲が拡大し、保存する際の要件も大幅に緩和されているため、請求書や領収書をペーパーレス化する事業者が増えてきています。

さらに、そもそも電子ファイルの状態で受け取った取引情報が記載された書類は、紙に印刷したものを正式な書類として保管することは不可となり、電子ファイルのまま保管することが義務付けられました。

2.電子帳簿保存法の現在と、求められている対応

電子帳簿保存法について、現在求められている対応は以下の1つです。

その対応にあたってすべきことは主に以下の2つです。

まずは、貴社内でどの書類が電子データでの保存が義務化となっているのかを把握しましょう。取りこぼしなく法対応するにはこの過程は非常に重要になります。取引関係の書類を電子メールをはじめとして、電子ファイルでやり取りする方法が多岐にわたっているため、判断に困る場合もあるかと思います。そのため、なるべく早めから法対応準備を開始し、「これは法改正で義務化となった対象書類なのだろうか？」という疑問やお悩みは早めに解決しておきましょう。

どの書類が電子保存の対象となるかが明らかになれば、次はどうやって法要件を満たして保存するかです。

電子保存が義務化となったすべての書類に対し、もれなく要件を満たして保存することは、非常に大変です。特に「真実性の確保」つまり「改ざん防止の策を講じること」への対応が困難なため、電子帳簿保存法に対応した専用のシステムの導入を検討される事業者様が多くいらっしゃいます。

システムを導入すれば、もれなく法対応できるので、うっかり法律違反をしていたという状態を防ぐことができます。また、もちろん保存した書類を検索して素早く閲覧できる機能も備わっているので、書類の整理にも役立てられます。

3.まとめ

本稿では、電子帳簿保存法の役割や目的に関する理解をより深めるために、その改正の歴史について触れた上で、現在求められている対応を整理しました。

まずは電子帳簿保存法の内容についてしっかりと把握。その後貴社内で、法改正により電子ファイルのままでの保管が義務化となった書類の洗い出し。そして導入システムの検討。電子帳簿保存法に上手に対応するには他にも細かなステップはありますが、まずはこの3つのステップを意識して、法対応への準備を進めていきましょう。

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