電子保存義務化とは？電子取引データの電子保存を理解する3つのポイント

2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法の猶予期間は2023年12月で終了となり、2024年1月より、全事業主を対象に電子取引データの電子保存が義務化します。

しかし、電子帳簿保存法自体の知名度は本稿執筆時点(2022年12月)でもまだまだ低く、特に中小企業・小規模事業主を中心に「そもそも電子帳簿保存法を知らない」というケースが非常に多いです。

本稿では、約1年後に迫った改正電子帳簿保存法の義務化に向けて、全事業主に関係のある電子取引データ保存に要点を絞って基礎から解説していきます。

※令和5年度税制改正大綱が公表され、電子取引データの電子保存の猶予期間が延長、実質的に恒久化されることが決定しました。こちらの記事にて詳細を解説しておりますので、ご覧ください

【速報】令和5年度税制改正大綱における電子帳簿保存法の電子取引データの電子データ保存に係る３つの負担軽減策について解説！

1.電子保存義務化とは？

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子データにて授受した請求書や領収書を電子データのまま保管することが義務付けられました。

具体的には、取引相手とのやり取りの中で、メールに請求書や領収書のPDFファイルを添付して送受信した場合、その請求書や領収書はPDFファイルのまま保管しておく必要があります。もし現在貴社にて請求書や領収書を紙で管理している場合でも、2024年1月以降、電子データで授受した取引関係書類に関してはデータで管理しなくてはいけません。紙への印刷が禁止されるわけではないですが、正式な書類としては紙に印刷したものは認められません。

ではどうしてそうなったのか、それは電子帳簿保存法が改正されたからです。

2.電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、従来紙での保管が義務付けられていた「国税関係帳簿」や「国税関係書類」について、電子データ(PDFファイルなど)で保管しても良いことと、電子データで保管する際のルールを定めた法律のことです。

電子帳簿保存法は帳簿や書類を電子化する状況に応じてそれぞれルールを定めており、具体的には電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つの区分があります。

3つの区分について、2022年1月の改正までは、どれも義務ではありませんでした。ですので、取引関係書類を紙で管理している企業にとっては無縁の法律でした。電子帳簿保存法の知名度が低いのにはそういう背景もあるかもしれませんね。

しかし、2022年1月の改正により、電子取引データ保存が全事業主に対し義務化となりました。2023年12月までは猶予期間となっています。

こちらで電子帳簿保存法についての3つの区分をまとめて解説していますので、「もっと詳しく知りたい！」という方はこちらをご覧ください。

電子帳簿保存法の3つの区分と改正の要点をわかりやすく解説！

3.電子取引データ保存とは？

電子帳簿保存法の3つの区分のうちのひとつである電子取引データ保存は、電子データにて授受した請求書や領収書を電子データのまま保管することです。

3-1.電子取引とは？

電子取引とは、電子メールに添付して送受信した請求書や領収書、クラウドサービスで発行した契約書、WebサイトからダウンロードしたPDFの領収書など、紙ではなく、電子データで取引情報をやりとりしたもののことをいいます。

3-2.電子取引にあたる書類と具体例

電子取引の対象となる書類は、納税に影響を及ぼす情報が記載された取引書類です。
例)領収書、請求書、納品書、見積書…など

電子取引の対象となる取引方法は、電子データにてやり取りする方法です。
例)電子メールに添付、クラウドサービス経由、Webサイトでダウンロード、eFAXによる送受信…など

3-3.電子取引データの保存要件

電子データのまま保存するといっても、ただパソコンの中にファイルが置いてあるだけでは電子帳簿保存法には対応できていません。きちんと法対応するには、法律で定められた保存要件を満たした状態で保存する必要があります。

保存要件は大まかに分けると4つありますが、中でも「改ざん防止のための措置をとること」「日付・金額・取引先で検索できること」が特に重要です。以下で4つを解説します。

改ざん防止のための措置をとる

電子データで保存する取引書類が、改ざんされていないことを証明できる形で保存をしなけばなりません。具体的には、保存する取引書類について、

上記のいずれかを満たさなければなりません。タイムスタンプとは、タイムスタンプが刻印されている時刻以前にその文書が存在し、その時刻以降文書が改ざんされていないことを証明するためのシステムで、電子帳簿保存法に対応するためには、一般財団法人日本データ通信協会が認定した認定タイムスタンプを利用する必要があります。

「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

電子データで保管するファイルについて、最低限「日付・金額・取引先」で検索し、速やかに閲覧できるようなシステムが必要です。具体的には、保存する取引書類について、

上記の3つをすべて満たさなければなりません。

取引書類のPDFファイルの名前に「日付・金額・取引先」を含めた状態で保存し、ファイル名で検索を行えるようなシステムを運用する場合が多いです。

ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

保存している取引書類のデータを、ディスプレイやプリンタなどを使って速やかに出力できることが要求されます。

検索機能の確保と見読性の確保についてまとめると、税務署から国税関係帳簿書類について見せるよう求められたときに、たくさんの書類データの中から必要なものだけを速やかに抜き出し、なおかつ表示できれば良いということです。

関係書類の備え付け

電子取引データを保存するために使用しているシステムは、マニュアルや仕様書を備え付けている必要があります。

4.未対応の場合の罰則

しつこいようですが、電子データ保存は義務となるため、対応しない場合には罰則が課せられることがあります。

4-1.青色申告の承認の取り消し

3-3で紹介した保存要件を守った正しい方法で国税関係帳簿書類を保存していない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
承認取り消しのケースとして、以下のようなものがあります。

ただし、国税庁の一問一答によると、取引の事実がきちんと電子データ以外で確認される場合は、直ちに罰則は科されないとのことです。

4-2.10%の重加算税が加算

税務調査により、保存した取引書類の電子データの改ざんや隠蔽が見つかった場合は、通常の追徴課税35%にさらに10%が加重された重加算税が課されます。

4-3.会社法にて過料が課せられる場合

電子データか否かに係りませんが、国税関係帳簿書類を適切に保存しなかった場合、会社法第976条の規定により100万円以下の過料が科せられます。

従来の紙での保管では問題が起きていなくても、電子データで保管をするにあたって社内ルールやワークフローの整備をしておかないと、データの保存し忘れや紛失の危険性があるため、要注意です。

このように電子帳簿保存法のルールに従って国税関係帳簿書類を保存しなかった場合、さまざまな罰則の対象になる可能性があります。

5.電子取引データ保存の対応準備はお早めに！事前の準備が何より大切です

いかがでしたでしょうか。

電子取引データ保存は2024年1月より義務化となります。本稿執筆時点から数えてもまだ1年ほど猶予期間は残っていますが、お早めに対応の準備を始められることをおすすめします。

電子取引データ保存について既に対応準備を進めている方からは、

「対応しないといけないのは分かったが、何から始めればよいか分からない」
「うちはこういう取引をしているのですが、これは電子取引になりますか？」
「どこまでが電子取引になるのか、実際の業務に当てはめてみると意外と判断が難しい…」

というお悩みやご質問を多数いただきます。

冒頭でも述べた通り、電子帳簿保存法は知名度がまだまだ低いため、本稿で初めて電子保存の義務化並びに電子帳簿保存法のことを知ったという方もおられるかもしれません。そんな方も、本稿をきっかけに法改正対応を始めていきましょう！

電子帳簿保存法に上手に対応するには、必要な正しいステップを踏めるかどうかにかかっています。猶予期限のギリギリまで何もしないのではなく、前もって調べて、余裕をもって準備を進めるようにしていきましょう。

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