【Q&A】電子帳簿保存法って何？お問い合わせが多い8つの疑問を徹底解説！

電子帳簿保存法は、納税者の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するなどの目的で1998年に創設された法律です。情報化社会の進展を考慮し、納税に係る書類(領収書や請求書など)についての電子化(ペーパーレス化)に取り組みたい事業者が、書類の電子化の際に守るべきルールが記載されています。

電子帳簿保存法では、電子保存する書類の種類や、電子データ化に至るまでの方法によって、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの保存区分に分類されます。

もともと電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子化に取り組みたい事業者のみに適用される法律でしたが、2022年1月の法改正で電子取引データの紙保存が禁止されたことにより、全事業者に対応が求められる法律となりました。

電子帳簿保存法の3つの保存要件区分

Q1.でも少し触れましたが、2022年1月の法改正で電子帳簿保存法の3つの区分のうちの1つである「電子取引データ保存」が全事業主に対して義務化となりました。それにともない、例えば電子ファイル(PDFなど)で受け取った領収書や請求書などを、紙にプリントアウトして保存することはNGになりました。

簡単にいえば、電子ファイルで受け取ったり送ったりする書類を、電子ファイルのまま保存する際のルールです。

もともとは、取り組みたい事業者のみに適用されるルールでしたが、2022年1月の法改正により全事業者に対して義務化となりました。そのため、世間的に言われている「電子帳簿保存法対応」は、ほとんどの場合がこの「電子取引データ保存への対応」を指します。

電子取引データ保存の対象となる取引と書類は以下の図の通りです。

電子取引データ保存の図

電子ファイル(PDFなど)で授受する納税に関する情報(取引日付、取引金額、取引先名)が記載された書類について、4つの要件を満たした状態で保存する必要があります。

4つの条件は以下の通りです。

電子取引データ保存４つの要件

令和5年度の税制改正大綱にて、2024年1月以降にも、電子取引データの電子保存を行うことができない事業者に対して、新たな猶予期間を設けることが公表されました。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由がある保存義務者に対する猶予措置として、申告所得税及び法人税に係る保存義務者が行う電子取引につき、納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについて相当の理由があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録のダウンロードの求め及び当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする。

（注）上記の改正は、令和６年１月１日以後に保存が行われる国税関係書類について適用する。

令和5年度税制改正の大綱(2022年12月23日　閣議決定　財務省)

猶予が認められる相当の理由について、現時点で政府からの具体的な記述はありません。売り上げ高での基準が設定されるのではないか等様々な予測がありますが、こればかりは政府の発表を待つ形にはなります。

夏ごろに国税庁から公表されると予想されている電子帳簿保存法についての「一問一答」にて、基準が示される可能性があります。また情報が分かり次第、皆様にお伝えいたします。

(2023年8月8日追記)
2023年6月中旬ごろに公表された「一問一答」についてまとめた記事はこちらになります。

また、電子帳簿保存法に関して、2024年1月以降の猶予などを決定した「令和5年度税制改正大綱」について要点をまとめた記事がございますので、こちらも参考にしてみてください。

電子帳簿保存法にも取引情報の授受という記載があります。

五　電子取引　取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

電子帳簿保存法対応を考える際は、取引先から受け取る書類だけを考えるのではなく、貴社から取引先に送る書類も考えなければいけない点に注意しましょう。

取引相手から受け取った電子取引データ、自らが取引相手に送った電子取引データ、この両方に対して基本的に7年間の保管義務があります。欠損金額がある場合では保管期間が10年間となりますので注意しましょう。そのあたりは、紙で保管する際と同じルールになっています。

青色申告の承認取り消しのケースとしては、以下のようなものがあります。

ただし、国税庁の一問一答によると、取引の事実がきちんと電子データ以外で確認される場合は、直ちに罰則は科されないとのことです。罰則を与えるか否かは所轄税務署の判断にはなりますが、意図的な数値の改ざんなど、悪質なものでない限りは、すぐにすぐ罰則があるとは考えにくいです。