電子帳簿保存法の義務化は2024年1月から本格的にスタートしますが、対応の準備はお進みでしょうか。
本稿では、電子帳簿保存法に対応する際に気をつけたい4つのポイントを解説していきます。これらのポイントに注意して取り組むことで、スムーズで確実な電帳法対応が可能となります。
目次
1.電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、1998年に制定された法律で、国税関係の書類や取引関係の書類をデータとして保存（電子化）する際の決まりを定めています。これにより、企業は紙の帳簿や書類を電子化して保管・管理することができ、業務の効率化やコスト削減が期待されます。
2021年の法改正で、2022年1月から電子取引データの電子保存が義務化されました。ただし、すぐに対応できない企業を考慮し、2023年12月まで猶予期間が設けられており、実質的なスタートは2024年1月からです。
2022年12月には、2024年1月以降も対応ができない相当な理由があると認められた事業者に限り猶予期間が継続されることが決定されましたが、具体的な基準は示されていないため、2024年1月から法要件を満たした運用ができるよう準備を進めておきましょう。
2.電子取引データの電子保存とは？
電子取引データの電子保存とは、電子帳簿保存法の3つの保存区分のうちのひとつで、電子的な方法で授受した取引関係書類を、電子データのまま保管する際の要件が定められています。
具体的には、
電子メールに添付
eFAX送受信
USBやCD等の媒体
これらの手法でやり取りされた取引関係書類(領収書や請求書)について、電子データのままで保管する際のルールが定められています。
電子取引データの電子保存が義務化されたことで、電子的な方法で授受した取引関係書類について、紙に印刷してファイリングという保管方法が認められなくなりました。
また、データを保存する際には「検索要件」「真実性の確保(改ざん防止)」など守らなければいけない保存要件が4つあります。
電子取引データを電子保存する際の4つの要件
2024年1月から、これら4つの法要件やその他の要件を遵守して電子取引データを保存する必要があります。そのため、事前に対応の準備を進めておくことが重要です。
3.電帳法対応で気を付けたい4つのポイント
3-1.対象書類の洗い出しをし、保存漏れを防ぐ
電子帳簿保存法に対応するためには、まず義務化された電子保存対象の書類を洗い出し、整理することが大切です。
多様なデータ送受信方法が存在し、電子取引データに該当する書類も多岐にわたります。メール添付のPDFファイルが一般的ですが、EDIやeFAXを通じた取引関係書類も対象に含まれます。その他、特殊なケースであっても電子帳簿保存法の対象書類が存在するため、書類の整理を徹底することで、保存漏れや将来的なトラブルを回避できます。
また、書類の保管期間は基本的には7年間ですが、欠損金の繰越控除を利用する場合には10年間である点にも注意しましょう。
対象書類の洗い出し方法として、以下の手順を踏むと良いでしょう。
貴社内で紙以外の方法で授受している書類を洗い出す。
その中で、納税に関する情報（取引日付、取引先名、取引金額など）の記載があるものを洗い出す。
法要件を満たしたシステムで書類保管をしていても、そもそも保存すべき書類の見落としがあると問題が生じてしまいます。無意識に法律違反を犯さないよう、初期段階で保存漏れがないよう対象書類を洗い出しましょう。
3-2.運用ルールを明確にし、要件漏れを防ぐ
電子帳簿保存法対応システムを導入する際、運用ルールを明確に定めることが重要です。
システム導入や運用に関わる担当者がルールを理解し、遵守できるように、運用マニュアルや研修を整備しましょう。また、法要件を正確に把握し、システムがこれらの要件を満たしていることを確認することが必要です。具体的な取り組みとして、以下の手順を踏むと良いでしょう。
電子帳簿保存法に関する情報収集と要件確認を行う。
導入予定のシステムが法要件をどのように満たしているかを確認する。
運用マニュアルの作成や、担当者向けの研修を実施する。
これらの取り組みにより、システム運用における要件漏れやミスを防ぎ、法令遵守を確実に行える体制を構築できます。
3-3.バックアップとセキュリティ対策をおこない、データ消失・情報漏洩を防止する
データにはハード障害による消失や、ウイルス・マルウェアによる情報漏洩のリスクが伴います。定期的なバックアップや不正アクセス対策などのセキュリティ対策を徹底しましょう。また、社内外での情報取り扱いに関しても、従業員への周知が重要です。具体的な対策は以下の通りです。
データを定期的にバックアップし、複数の場所に保存する。
セキュリティ対策ソフトウェアを導入し、不正アクセスやウイルスからデータを守る。
従業員に対し、パスワードの適切な管理やデータ取り扱いについて研修を実施する。
データバックアップについてはこちらの記事で具体的な方法を解説しておりますので、参考にしてみてください。
3-4.はやめに情報収集を進め、最適なシステムの導入を目指す
電子帳簿保存法への対応をスムーズに進めるためには、はやめに情報収集をはじめることが重要です。
事前に市場調査を行い、貴社のニーズに合ったシステムを選びましょう。また、システム選定と導入を早めに行うことで、スケジュールに余裕が生まれ、予期せぬトラブルへの対応も容易になります。具体的な方法としては、以下の手順を踏むと良いでしょう。
貴社の業務や電子帳簿保存法の要件に基づいて、システムの要件を定義する。
他社の導入事例や口コミを調査し、システムの評価や評判を確認する。
システムのデモやトライアルを活用し、実際に使用感や機能を確認する。
複数のシステムを比較検討し、コストや機能面で最適なものを選定する。
余裕をもって情報収集をはじめ、最も貴社に合ったシステムの導入をしましょう。
4.まとめ
電子帳簿保存法対応で気を付けたい4つのポイントを整理します。
対象書類の洗い出しをし、保存漏れを防ぐ
運用ルールを明確にし、要件漏れを防ぐ
バックアップとセキュリティ対策をおこない、データ消失・情報漏洩を防止する
はやめに情報収集を進め、最適なシステムの導入を目指す
電子帳簿保存法への対応は、中小企業様にとっても重要な課題です。書類の洗い出しやシステム運用ルールの確立、バックアップやセキュリティ対策の徹底、最適なシステムの選定と導入に早めに取り組むことで、効率的でムリの無い電子帳簿保存法対応が可能となります。早めに準備に動き出し、スムーズな対応を目指しましょう。
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