【あなたはどのタイプ？】3つのタイプ別、電子帳簿保存法対応ソフトの選び方！

2022年1月より改正された電子帳簿保存法の完全義務化は2024年1月。対応の期限が迫ってきており、電子帳簿保存法について本格的に対応準備を始めたという方も増えてきたのではないでしょうか。

改正された電子帳簿保存法では、これまで「要件を満たせばやってもいいよ！」だった電子取引データの電子保存が全事業主に対し義務化されたため、電子帳簿保存法対応は必須となります。

多くの企業で、この改正電子帳簿保存法に対し、ソフトを導入しての対応をすることが考えられますが、電子帳簿保存法に対応するためのソフトにも様々な種類があり、貴社に合ったソフトを選べるかどうかというところがかなりの難問になっています。

本稿では改正電子帳簿保存法に対応するためのソフト選びのポイントについて、3つのタイプ別に解説します。貴社がどのタイプに当てはまるのか、照らし合わせていただくことで、ベストな法改正対応のお手伝いができれば幸いです。

1.そもそも電子帳簿保存法って何？

電子帳簿保存法とは、従来紙での保管が義務付けられていた「国税関係帳簿」や「国税関係書類」について、電子データ(PDFファイルなど)で保管しても良いことと、電子データで保管する際のルールを定めた法律のことです。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法ではそのルールが大幅に変更され、特に「電子取引データ」については電子データでの保管が、全事業主に対して義務付けられました。2年間の猶予期間は設けられましたが、2024年1月までに全事業主に法改正への対応が求められています。

「電子帳簿保存法について概要を把握したい！」という方はこちらの記事も参考にしてみてください。

【5分で分かる電子帳簿保存法！】3つのポイントを図解でわかりやすく解説

2.電子帳簿保存法対応ソフトって何？

2-1.電子帳簿保存法対応ソフトとは

電子帳簿保存法対応ソフトとは、電子帳簿保存法のルールを守った書類データの保管ができるソフトのことです。会計ソフトや領収書管理ソフト・請求書管理ソフトなどと連携できるものもあれば、単にデータの保管のみを行うものまで、機能は様々です。

2-2.なぜソフトを導入するのか

電子取引データについて、電子データでの保存が義務付けられたため、全事業主が電子帳簿保存法に対応する必要があります。例えば、取引先からメールに添付された請求書のPDFが届いた場合、そのPDFをそのままPDFとして保管しなくてはいけません。紙に印刷するのは自由ですが、紙に印刷して保管し、PDFは消去という運用はできません。

この「電子データでの保存」、言い換えれば「PDFのまま保管」することについて、よく「何も対策しなくても、紙で印刷せずにパソコンの中に保存してればいいのではないですか？」というお問い合わせをいただきます。しかし、実はそれはよくある誤解です。

電子取引のデータは、法律で定められたやり方できちんと保存しなければいけません。取引先から受け取ったPDFについて、「改ざんできないように」「すぐに検索できるような機能を備え付けて」など、様々なルールを守った上で保存しなければならないのです。

それらすべてのルールを遵守したシステムをすべての企業が社内で構築するのは難しいため、多くの企業において、ベンダーが提供する電子帳簿保存法に対応したソフトを導入を検討される場合が多いです。

電子帳簿保存法についてのよくある誤解や疑問をまとめた記事もございますので、読んでみてください。

【Q&A】「電子取引データ保存」お問い合わせが多い9つの疑問を徹底解説！

3.おすすめのソフトの特徴をタイプ別にご紹介

電子帳簿保存法への対応は、現在の貴社のワークフローや、貴社のペーパーレス化・DX化への方針によって大きく方法が異なってきます。

ここでは、以下の3つのタイプに分けて、それぞれの状況にあったソフト選びのポイントを解説します。貴社の状況に最も近いタイプをご覧ください。

【タイプ1】すでに会計ソフトや領収書管理ソフトを利用している場合
【タイプ2】現在書類は紙管理がベース、法改正を機に一気にペーパーレス化・DXしたい場合
【タイプ3】現在書類は紙管理がベース、ひとまずは社内ワークフローを変えず、コストを抑えて法改正に対応したい場合

【タイプ1】すでに会計ソフトや領収書管理ソフトを利用している場合

すでに会計ソフトなどで国税関係帳簿を作成していたり、領収書や請求書を専用ソフトで管理していたりする場合は、そのソフト内で電子帳簿保存法に対応してくれる場合がほとんどです。

そのまま同じソフトを使用し続けることができるため、特別なにか対応を求められることはないケースが多いでしょう。

ですが念のため、使用しているソフトが電子帳簿保存法の電子取引データの保管対象書類をすべて網羅しているかは確認しておくようにしましょう。例えば、現在ご使用中のソフトで、見積書の保存だけ対応できないということがあれば、その部分だけ他のソフトを利用する必要性があると考えられます。

【タイプ2】法改正を機に一気にペーパーレス化・DXしたい場合

電子帳簿保存法改正の裏には、国として、企業のDX・ペーパーレス化を推進したいという狙いがあります。今回の改正では電子取引データのみがデータでの保管の対象ですが、今後もこのような法改正により社内書類の紙での保管がNGになっていくことも考えられます。

そこで、「今回の法改正を機に一気に社内のDX・ペーパーレス化に踏み切ろうかな」とお考えの方は、電子帳簿保存法に対応した領収書管理ソフトや請求書管理ソフトの導入を検討することをおすすめします。

貴社に合ったソフトを導入できれば、業務担当者の作業効率を大幅に上げることができますし、ソフトには直感的に操作できるものも多いため、経理関係書類管理の属人化を防ぐことにもつながります。DX・ペーパーレス化で業務効率の大幅な向上もでき、なおかつ改正電子帳簿保存法に対応もできる、まさに一石二鳥となっています。

しかし、改正電子帳簿保存法に対応した会計ソフト・領収書管理ソフト導入にはデメリットもあります。
機能が豊富な分、導入と運用にそれなりにコストがかかること。社内のワークフローがガラッと変わってしまうことにより、その整備に負担がかかってしまうことです。

そのため、「いったん法改正に対応して、本格的なDX化のことはあとで考えたい」「法改正に対応できる機能さえあれば十分…」という企業には少しハードルが高いです。

【タイプ3】社内ワークフローを変えず、コストを抑えて法改正に対応したい場合

「法改正に対応したいけどコストは安く済ませたい…」
「システム導入で現在のワークフローが変わるのに抵抗がある…」
そういう方におすすめなのが「電子帳簿保存法対応専用クラウドソフト」の導入です。

電子帳簿保存法対応に特化しているため、会計ソフトとの連携ができないなどの制限がある場合はありますが、その分とにかく費用を安く抑えられます。さらに、電子データで受領した取引書類を紙でファイリングしていた作業が、書類のファイル名を変えてクラウドに保存するという作業に置き換わるだけなので、ワークフローの変化を最小限に抑えることができます。

また、クラウド型ソフトの中には、タイムスタンプの付与が不要なものがあります。
タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。タイムスタンプを付与するシステムを利用すると、書類一件を保存するのに対しその都度料金がかかってしまうことが多いです。

タイムスタンプの主な目的は改ざん防止のため、保存したデータを改ざんできないような仕組みを備え付けたクラウド型のソフトでは、タイムスタンプは不要になります。クラウド型のソフトの中でも、タイムスタンプを付与する必要がないものを利用すれば、より費用を抑えることが可能になります。

『電子帳簿ダービー』も、タイムスタンプが不要な電子帳簿保存法対応専用クラウドソフトになります。

4.ソフト導入は慎重に、事前の準備が何より大切です

貴社に合ったソフトを導入できるかどうかは、導入までに必要な正しいステップを踏めるかどうかにかかっています。

「電子帳簿保存法についての対応はまだ先の話だよ…」と考えている方も、ひとまず電子帳簿保存法について知っておくこと、そして、どのようなステップを踏んで対応するべきかを知っておくことは、良いシステムを導入する第一歩になります。

改正直前の時期になって慌ててシステムを導入し、後になって、

「電子帳簿保存法に対応できるだけで良いのに、何か使いこなせない機能が沢山あって月額の利用料金が高い」
「あんな機能やこんな機能が欲しいのに、カスタマイズはできませんって断られてしまった…」

なんてことになってしまわないよう、改正電子帳簿保存法対策は余裕をもって行うようにしましょう。

この法改正を機に社内ペーパーレス化の第一歩を踏み出される方も多いと思いますので、そんな方々に対し、本稿が少しでもお役に立てたのなら幸いです。

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